Từ ngày 01/7/2015, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp; việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Trước quy định mới này, nhiều doanh nghiệp tỏ ra rất hân hoan, vui mừng vì như thế những khó khăn, vướng mắc lâu nay liên quan đến con dấu sẽ được giải tỏa hoàn toàn. Tuy vậy, cũng có không ít những lo lắng, băn khoăn về sự “thông thoáng quá mức” này; liệu rằng, sẽ có nhiều thêm việc lợi dụng, lừa đảo, tranh chấp liên quan đến quản lý, sử dụng con dấu hay không? Con dấu vốn là tài sản quý giá của doanh nghiệp vì nó là duy nhất, không thể có cái thứ hai, thì nay doanh nghiệp có thể có bao nhiêu con dấu cũng được. Quy định mới này sẽ khiến cho giá trị của con dấu không còn như trước kia.

          1. Nguyên nhân cần có những cải cách về con dấu của doanh nghiệp

          Những quy định mới về cải cách con dấu của doanh nghiệp cho thấy chúng ta đã thay đổi hẳn tư duy về con dấu, về hình thức, số lượng và nội dung con dấu doanh nghiệp, về quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu.Vậy, hiện có những bất cập gì về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp mà bắt buộc phải đòi hỏi phải cải cách mạnh mẽ đến vậy? Theo chúng tôi, có nhiều nguyên nhân, trong đó, một số nguyên nhân chính là:

          Một là, tư duy truyền thống đã ăn sâu vào từng người, cho rằng con dấu là "ngọc tỷ", là tài sản quý giá của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp chỉ có một con dấu duy nhất, ai nắm giữ được con dấu thì người ấy có thể chi phối được cả doanh nghiệp. Tâm lý phổ biến của cộng đồng là bất chấp chữ ký, thẩm quyền của người ký hay các yếu tố liên quan khác, cứ thấy có “dấu đỏ, mực son” là yên tâm. Như thế, con dấu được xem trọng hơn cả chữ ký. Trong khi cái cần căn cứ để xác minh chính xác tính hợp pháp của văn bản lại là chữ ký, thẩm quyền của người ký .v.v. chứ không phải là con dấu và chính con dấu cũng hoàn toàn có thể bị làm giả.

          Hai là, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 thì con dấu phải để ở trụ sở chính của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bên ngoài trụ sở chính, có cơ hội làm ăn, kinh doanh cần ký, đóng dấu ngay, sao lại bắt buộc phải thực hiện việc đóng dấu ở trụ sở chính? Mặt khác, nếu có mang con dấu đi thì tại trụ sở chính cũng không có con dấu khác để sử dụng. Đã có trường hợp doanh nghiệp ở huyện Kinh Môn (một huyện miền núi của tỉnh Hải Dương) phản ánh là phải đi suốt ngày đêm từ Quảng Bình về Hải Dương để đóng dấu vào hồ sơ thầu rồi lại phải chạy ngược lại về Quảng Bình ngay để nộp hồ sơ. Trường hợp đóng dấu thiếu, sót .v.v. thì coi như bỏ lỡ một cơ hội làm ăn.         

          Ba là, Việt Nam đã mở cửa, hội nhập với toàn thế giới, khi mà rất nhiều nước trên thế giới đã không còn sử dụng con dấu theo các quy định cứng do nhà nước đặt ra (về nội dung, hình thức, kích thước, số lượng, quản lý ...) và bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo nữa. Như vậy, cho dù có muốn thì Việt Nam cũng không thể giữ mãi các quy định "đặc thù", khác biệt với các quốc gia khác, làm giảm tính cạnh tranh của nền kinh tế. Được biết, quy định về con dấu của doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp 2014 là gần theo thông lệ của hầu hết các nước khác trên thế giới.

          2. Khó khăn khi tiến hành cải cách về con dấu của doanh nghiệp

          Tuy vậy, có không ít doanh nghiệp và ngay cả các cơ quan hành chính nhà nước lo ngại về nguy cơ lợi dụng, lừa đảo, tranh chấp có thể xảy ra nhiều hơn trong bối cảnh hành lang pháp lý vốn đang rất hẹp, đến nay, được mở ra thông thoáng hơn nhiều. Cùng với đó là nỗi lo từ ngày 01/7/2015, một công ty có thể có từ hai người đại diện theo pháp luật trở lên (chẳng hạn, có hai Giám đốc trở lên trong một công ty), số lượng con dấu thì không hạn chế, mỗi Giám đốc có thể có một con dấu. Liệu có thể có tình huống các giám đốc đồng thời ký và đóng dấu vào các văn bản khác nhau nhưng có nội dung trái ngược nhau hay không và biện pháp xử lý như thế nào? .v.v.

          Bên cạnh đó, những tranh chấp về quản lý, sử dụng con dấu trước kia do cơ quan công an (là cơ quan bảo vệ pháp luật, rất có kinh nghiệm đấu tranh với tội phạm) xử lý, nên thường thuận lợi và nhanh chóng. Theo khung pháp lý mới, việc xử lý những tranh chấp về quản lý, sử dụng con dấu dự kiến sẽ được thực hiện ở Tòa án. Do vậy, vấn đề lo ngại đặt ra là các vụ việc tranh chấp kiểu này nếu được đưa ra Tòa án để xử lý sẽ luôn có quy trình phức tạp, với thời gian xử lý kéo dài.

          Tuy vậy, dù có nhiều nguy cơ rủi ro hay không thì chúng ta vẫn sẽ thực hiện và tuân thủ theo cơ sở pháp lý mới. Khi cơ chế quản lý trở nên thông thoáng hơn, cộng đồng doanh nghiệp cũng phải thay đổi thói quen sử dụng con dấu cho phù hợp với cơ chế mới. Cần phải thay đổi tư duy lệ thuộc vào con dấu như là một dấu hiệu pháp lý quan trọng nhất thể hiện tính hợp pháp, hợp lệ của văn bản. Trong tương lai sẽ có nhiều văn bản nêu hai bên tự thỏa thuận hoặc điều lệ, quy chế của công ty quy định là không phải sử dụng con dấu thì văn bản vẫn hợp lệ, hợp pháp. Muốn như vậy, các doanh nghiệp phải tự tìm hiểu, nghiên cứu nhiều quy định có liên quan để các văn bản có giá trị ngay sau khi ký chứ không phải chờ đến việc “hợp pháp” hóa qua con dấu nữa. Việc này cũng giống như chúng ta phải thích nghi với cơ chế thông thoáng, thay vì cơ chế chặt chẽ như trước kia!

          3. Giải pháp thực hiện các quy định mới về con dấu của doanh nghiệp

          Bất cứ quy định nào cũng gây ra những tác động nhiều chiều. Việc quy định, quản lý, giám sát chặt chẽ có thể gây khó khăn, bức xúc cho doanh nghiệp, nhưng khi quy định thông thoáng lại gây ra tâm lý lo lắng, sợ bị lợi dụng, lừa đảo, gia tăng tranh chấp. Chắc chắn, khi mới thực hiện những cải cách rất mạnh về con dấu (cùng với đó là những cải cách rất mạnh về ngành nghề kinh doanh, quản trị, quản lý, mua bán doanh nghiệp .v.v.), sẽ gặp không ít khó khăn, vướng mắc do cộng đồng doanh nghiệp và cả các cơ quan nhà nước vẫn đang quen với lối tư duy cũ, cách làm cũ. Tuy vậy, như Nguyên Thủ tướng Vương quốc Anh, Tony Blair đã nói: “Cải cách không vấp phải phản đối là cải cách tồi”. Cụ thể hơn, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Bùi Quang Vinh nhấn mạnh: “Trong nguyên tắc làm luật, cái gì có lợi ích cho đại thể thì chúng ta phải áp dụng, không thể lấy cái vi phạm của một vài cá nhân, tập thể để bắt tất cả đại thể phải đi theo. Cho nên số ít vi phạm thì chúng ta sẽ có biện pháp, chế tài để xử lý, kiểm soát”.

          Một số giải pháp chính để thực hiện các quy định mới về con dấu của doanh nghiệp:

          1) Phải lấy chữ ký, thẩm quyền ký, thẩm quyền ban hành văn bản là những căn cứ quan trọng nhất để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản. Do vậy, các đối tác khi thực hiện giao dịch luôn phải có ý thức cao để tự bảo vệ chính mình, tìm hiểu thông tin kỹ lưỡng về đối tác khi thực hiện bất cứ một giao dịch với ai hay ký kết một văn bản nào. Đối với những công việc, hợp đồng quan trọng, nên sử dụng tư vấn từ các luật sư, văn phòng công chứng, đội ngũ thừa phát lại.v.v.[1] để lập vi bằng. Hình thức lập vi bằng tuy mới mẻ nhưng tỏ ra rất hữu dụng. Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi, ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian. Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh quy định: Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác.

           2) Khi được Luật trao quyền tự chủ về con dấu rồi thì hơn ai hết, các doanh nghiệp phải tự xây dựng quy định, quy chế chặt chẽ để làm sao một mặt đáp ứng được yêu cầu tự do sử dụng, đạt hiệu quả cao nhất nhưng đồng thời đảm bảo được quyền quản lý con dấu, sự an toàn của chính doanh nghiệp. Kinh nghiệm từ các tiệm kinh doanh vàng (trước kia còn có cả ngoại tệ) cho thấy, con dấu ký hiệu của họ, dù do họ tự làm, tự ban hành, thậm chí không đăng ký nhưng có dấu hiệu rất riêng, được quản lý hết sức cẩn thận, chặt chẽ và rất ít người tin cậy mới được phép sử dụng. Như thế, việc cho phép tự do, thoải mái tự quy định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu không bao giờ đồng nghĩa với việc quản lý lỏng lẻo, sử dụng tùy tiện, bừa bãi. Trái lại, các doanh nghiệp cần tự chủ động bảo vệ mình tốt hơn trước rất nhiều để tránh những hệ lụy đáng tiếc có thể xảy ra.

           3) Tăng cường thực hiện chữ ký số, giao dịch điện tử, thay đổi thói quen sử dụng văn bản bằng giấy như hiện nay. Trong đó các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, và người dân phải có thói quen thường xuyên truy cập Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn) để tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp nói chung, tìm hiểu về mẫu dấu của doanh nghiệp nói riêng trước khi làm ăn, ký kết văn bản, hợp đồng giao dịch. Các thông tin về doanh nghiệp, mẫu con dấu doanh nghiệp .v.v. sẽ được đăng tải đầy đủ tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia này.  

          4) Đẩy mạnh việc tuyên truyền bản chất của các quy định về con dấu của doanh nghiệp nói riêng cũng như tuyên truyền, phổ biến Luật Doanh nghiệp 2014 nói chung. Hiện không ít báo chí do trích dẫn không đầy đủ có thể dẫn đến hiểu sai như: sau ngày 01/7/2015 được tự do kinh doanh, muốn kinh doanh cái gì cũng được, miễn không cấm (theo quy định là không cấm nhưng phải có đủ điều kiện mới được kinh doanh); bỏ con dấu (theo quy định là doanh nghiệp được tự quyết về con dấu và quản lý, sử dụng con dấu).

          5) Xử phạt nghiêm minh bất cứ hành vi lừa đảo, gian dối nào liên quan đến giả mạo chữ ký, giả mạo con dấu, sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền

            Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng các cơ quan có liên quan gấp rút xây dựng Nghị định hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp. Dự thảo lần 3 Nghị định (được đăng trên Cổng thông tin điện tử Bộ Kế hoạch và Đầu tư: http://www.mpi.gov.vn/) dành hẳn một chương III với 4 điều về quản lý và sử dụng con dấu. Khoản 3, điều 23 Dự thảo Nghị định nêu: Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về ngôn ngữ và hình ảnh sử dụng trong nội dung dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài theo quy định của pháp luật có liên quan.Tuy vậy, nhiều ý kiến cho rằng, Nghị định cần bổ sung các quy định liên quan đến việc xử lý tranh chấp về việc quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu của doanh nghiệp nói chung và cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp liên quan đến việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu doanh nghiệp nói riêng.

[1] Thừa phát lại là người được Nhà nước bổ nhiệm để làm các công việc về thi hành án dân sự, tống đạt giấy tờ, lập vi bằng và các công việc khác theo quy định của Nghị định và pháp luật có liên quan (Theo quy định tại theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 của Chính phủ về  tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh)

 Nguồn: Cục Quản lý đăng ký kinh doanh